Ha termelőüzemet vezet vagy ipari ngatlanok hasznosításával foglalkozik, akkor gyanítom, nem egyszer fordult már elő Önnel is, hogy minden haja szála égnek állt az adminisztrációtól. Szakember lévén Ön is szívesebben foglalkozik a szakmai kihívásokkal, semmint az adminisztrációval. Pedig, ugye, azt is meg kell csinálnia valakinek. Aki nem lehet a titkárnő, mert a gépek és az épületek karbantartásával és az eseti meghibásodások dokumentálásával nem biztos, hogy elboldogul megfelelő szakmai háttér hiányában. Az Ön idejét meg folyamatosan elviszi a szöszmötölés. Pedig van megoldás - és lehet, hogy az adminisztrációs feladatok egy részével ezután már a titkárnője is kényelmesen elboldogul ...

Hajmeresztően egyszerű a megoldás – automatizálja adminisztrációját!

Ha eddig még úgy gondolt az adminisztrációs feladatokra, mint Isten büntetésére a vezetői pozíciója miatt, akkor ideje szemléletet váltani!

Az igaz, hogy a karbantartási és szervizfeladatok kialakításában, dokumentálásában, nyomon követésében sok az apró-cseprő adminisztrációs feladat. Amikor csak pötyög az ember fia/lánya a gépén, kitölt egy rakat nyomtatványt, rögzít minden egyes apró mozzanatot, munkafolyamatot a gépén - és észre sem veszi, máris este van. (Ugye, ilyenkor szokta Ön is azt érezni, hogy elment a napja, de jóformán semmi hasznosat nem csinált?)

Valószínűleg már Ön is elgondolkodott rajta egy-egy ilyen napon, hogy miért nem lehet ezt Ágikára, a titkárnőre bízni. Hiszen agilis, értelmes, kedves, intelligens, szorgalmas hölgy - csak éppen nem tudna megkülönböztetni egymástól egy kalapácsot és egy csípőfogót. (Ami jelzem, nem az ő problémája, nem is kell neki ilyeneket tudni - hiszen nem ezért alkalmazta őt). És egy váratlan meghibásodás szervizigényének összeállítása, ledokumentálása a kalapács-csípőfogó dilemmánál némileg bonyolultabb is.

Szóval, hacsak Ön nem olyan szerencsés, hogy Ágika műszaki végzettséggel rendelkező titkárnő, akkor két dolgot tehet: 

1. Veszi magának a fáradságot, és kiképzi a kolléganőt legalább annyira a műszaki tudományokban, de leginkább a termelőüzemük és az ott zakatoló gépek működésében, hogy egy idő után képes lesz önállóan is ezt a területet dokumentálni. Ez azonban meglehetősen időigényes. Ráadásul egy darabig el is vonná Önt az egyéb feladataitól - szóval hacsak éppen nincs Önöknél holtszezon, akkor ez meglehetősen körülményes megoldás lenne.
2. Benevez egy olyan épületüzemeltetési és karbantartás menedzsment szoftverbe, amely megteremti a szükséges kapcsot Ön és Ágika között. Mindjárt mutatom, hogyan.

Ágika, az épületüzemeltetés és a karbantartás menedzsment automatizációjának az angyala

Ágika ugyanis egy megfelelő szoftveres segítséggel és némi előkészítéssel lehet az a jótét angyal, aki meg fogja Önt szabadítani a felesleges adminisztrációtól.

Sőt ennél még többet is fog tenni.

Nemcsak a fölös és időt rabló adminisztrációtól fogja ugyanis Önt megszabadítani, de lehet, hogy még gyorsabban is a dolog végére jár, mint eddig Ön!

Nem, Ágika nem varázsló, hanem egyszerűen csak ő is jól ért a számítógéphez (egy jó titkárnő már lényegében csak kávét főzni tudna számítógép nélkül, szóval felhasználói szinten esélyes, hogy jobban keni-vágja a számítógépes programok használatát, mint Ön).

Ráadásul ma már az sem lehetetlen, hogy olyan épületüzemeltetési és karbantartás menedzsment szoftvert találjon a piacon, amelyet olyan egyszerű használni, hogy rövid idő alatt bárki simán megtanulja.

Ennek pedig csakis egy jelenség áll a hátterében: a szoftver, amit csak lehet, automatizál.

Ezer százalékban mernék rá fogadni, hogy az Ön termelőüzemének a működésében is számos folyamatot, akár adminisztrációs folyamatot is lehet sztenderdizálni. (Persze, hogy lehet, ezért léteznek a munka- és üzemi utasítások. Ha jobban belegondol, az azokban leírtak is a munkafolyamatok sztenderdizálását szolgálják.)

Márpedig ami sztenderdizálható, az némi találékonysággal automatizálható is.

Magyarul, ha Ön a kolléganőjének elmagyarázza, hogy az Ön termelőüzeme és az azt kiszolgáló épületkomplexumok milyen főbb sztenderdek mentén működnek, simán képes egy, az automatizációra épülő szoftvert is üzemeltetni.

Vagyis az Ön termelőüzemében az épületüzemeltetés és a karbantartás menedzsment jövőképe a következő: 

• Ön kap egy szupergyors, a világ bármely pontjáról okos telefonon és számítógépen egyaránt elérhető, ultraegyszerűen kezelhető szoftvert,
• Ha igényli, akkor ehhez kap betanítást is (szokásos support-on felül)
• Ha igényli, akkor ugyanezt a betanítást Ágika is megkapja – így Önnek már csak a cég idevágó folyamatait kell megismertetnie az asszisztensnőjével.
• Ön beviszi az alapadatokat a vadonatúj szoftverbe - ez lehet, hogy mégiscsak szakmai kihívás, amivel Ágika minden igyekezete ellenére sem fog tudni megbirkózni, mert nem szakmai végzettségű, így jobb, ha mégis Ön végzi az alapbeállításokat. Ha kolléganő azonban szakirányú végzettséggel rendelkezik, akkor még örülni is fog, hogy végre újra köze van a szakmájához is!
• Ágika napi szinten használja a programot, a dokumentáció korrekt, a karbantartások és a szervizmunkák rendben zajlanak.
• Ön a heti kimutatásokat átnézve nyugodtan hátra dőlhet a székében, mert a meló készen van, mégsem Ön vesződött az adminisztrációval, ráadásul az így felszabaduló idejét vezetési és szakmai feladatoknak szentelhette – és hosszú idő után először érzi úgy, hogy a feladatok tengerében a jelentősebbekkel is volt ideje haladni.

Amit még észre fog venni, ha automatizálja az üzemeltetési feladatait ...

• Elég csak egyszer rögzíteni a gépek karbantartásának az időpontját és gyakoriságát, melyről a program minden érintett szereplőnek (műszaki vezető, karbantartó és külső partner) értesítést küld – vagyis a szoftver az ismétlődő feladatokkal is nagyszerűen elboldogul, és még arról is gondoskodik, hogy minden érintett tudja, mi a dolga aznapra.
• Nem maradhatnak el a karbantartások, mert a rendszer minden érintett szeplőt tájékoztat – ez következik a fentiekből, azaz az időpontok és a gyakoriság beállításából.
• A karbantartások befejezését követően a munkalapok csatolhatóak a rendszerbe, illetve egyéb megjegyzések is írhatók a feladattal kapcsolatban – vagyis minden teljesítésigazolás, apró részlet is rögzíthető egyetlen gombnyomással, valamint ki is egészíthető a megkezdett vagy lezárt folyamat a tanulságokkal, észrevételekkel.
• csökken az adminisztrációra szánt idő és annak költségei, illetve gyorsan és egyszerűen nyomon követhetőek a költségek és egyéb ráfordítások – vagyis eleget tudunk tenni a „szép dolog a bizalom, de a legjobb az ellenőrzés” szép elvének is, ami manapság, egy erősen költségkontrollált időszakban különösen fontos.
• gyors statisztikák készíthetők a költségekről, melyek alapján egyszerűbben tervezhetők a felújítások és az új gépek beszerzése – vagyis az épületüzemeltetési szoftver arra is alkalmas, hogy a jövőbe nézzen.

És egy kis extra, hogy mire képes még egy jó épületüzemeltetési és karbantartás menedzsment szoftver:

• A berendezésekhez tartozó felhasználói kézikönyvek, illetve a beszerzéssel és üzemeltetéssel kapcsolatos dokumentumok egy kattintással elérhetők – erre való a dokumentum modul, amelybe minden ilyet feltölthetnek, így nemcsak Ön vagy Ágika, hanem a gépeket kezelő, illetve karbantartó személyzet, valamint a szakszerviz is bármikor előkeresheti (nem veszik el, nem sérül a gyártósoron stb.).
• Eseti meghibásodások esetén egy gombnyomással értesíthető a szakszerviz – mert egy jó épületüzemeltetési és karbantartás menedzsment szoftver azt is tudja, hogy önállóan telefonál. Ezzel nemcsak az Ön, hanem Ágika, és a termelésben dolgozók idejét is kíméli.

Biztos, hogy ez a csodaszoftver ennyit tud? 

Igen.

Be is bizonyítjuk!

Nézzen szét a weboldalon, ahol még több részletet tudhat meg a Smartmaster épületüzemeltetési szoftverről. Kérdések esetén, pedig hívja fel ügyfélszolgálatot a weboldalon megadott telefonszámon, és az Ön, de akár kolléganője minden kérdésére is készséggel válaszolunk, kérésre a saját irodájában akár szoftverbemutatót is tartunk.